Configurar la firma digital en el equipo
La firma digital es un fichero donde está cifrada la información del firmante.
La utilización de la firma digital asegura que el emisor y el receptor del mensaje, puedan realizar una transacción fiable.
Para obtener las claves que se usan para firmar digitalmente los mensajes es necesario dirigirse a una empresa o entidad que tenga el carácter de “Prestador de Servicios de Certificación“, para solicitar su certificado digital y clave correspondiente.
El prestador de servicios de certificación de firma electrónica comprobará la identidad del solicitante, bien directamente o por medio de entidades colaboradoras (Autoridades Locales de Registro), y entregará una tarjeta con una banda magnética en la que están grabados tanto el par de claves como el certificado digital. Con esa tarjeta magnética y un lector de bandas magnéticas adecuado conectado a un ordenador personal, se podrá utilizar la información de la tarjeta para firmar digitalmente los mensajes electrónicos.
A tener en cuenta…
a3ERP funciona con: “Certificado X509 habilitado para firma digital, fichero con extensión .PKCS o .PFX”
Desde a3ERP podemos usar la firma digital, y para ello hay que realizar los siguientes pasos:
Configurar fichero de firma digital
En el apartado “Configuración / Datos generales / Firma digital” hay que especificar la ubicación del fichero de la firma digital de la empresa, así como la contraseña para su uso y la Plataforma de envío (si es necesario).
La ruta indicada tiene que ser común para todos los equipos que tengan que usar la firma; es decir, se tiene que guardar el fichero de la firma digital en una carpeta compartida y a la que todos los usuarios que tengan que usar la firma tengan acceso.
Desde la ficha del cliente se podrá especificar si los documentos que se envían salen firmados o no. Para ello hay que editar la ficha del cliente e ir a la pestaña “Otros / Envío por mail“. Se tiene que activar el check de “Enviar documentos por mail”, indicar la dirección de correo electrónico, indicar el formato de envío para las facturas y otros documentos, y activar el check de “Firmar digitalmente”.
Nota: En caso de utilizar el formato de envío de facturas e-Factura, ya se firma digitalmente de manera automática sin necesidad de indicarlo.
Envío de documentos firmados
A la hora de enviar documentos por correo se podrá especificar si se quiere enviar firmado o no, ya sea desde la impresión.
Como desde el envío de correo desde la pre-visualización:
Nota: Desde Vista previa, al guardar en disco una impresión en PDF, si la empresa tiene firma digital se firmará automáticamente.
e-Factura
a3ERP soporta un nuevo formato de exportación de ficheros llamado e-Factura (Factura electrónica). Este formato está disponible en ventas.
La facturación electrónica es un equivalente a la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos entre emisor y receptor por medio de ficheros informáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos.
Hay dos condiciones para la realización de e-Factura:
- Se necesita un fichero en formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).
Nota: a3ERP utiliza el formato XML.
- Debe estar firmado con firma digital electrónica reconocida. (Consultar el apartado Firma digital para más información).
Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).
Configurar e-factura
Para poder enviar facturas en este formato hay que realizar los siguientes pasos:
- En primer lugar, añadir el vínculo del fichero de la firma digital. Consultar el apartado anterior de firma digital.
- El siguiente paso será activar aquellos clientes que van a usar este formato. En la ficha del cliente, en la pestaña Otros / Envío por mail, seleccionar el formato EFACTURA, en el desplegable Formato envío facturas (ventas) e indicar la Plataforma de envío.
Imprimir factura con formato e-Factura
Para imprimir las facturas con este formato hay varias formas. Veamos cada una de ellas:
Guardar fichero formato e-Factura
En el momento de imprimir una factura, en la pantalla de vista previa podemos Guardar en formato E-factura.
Al guardar el archivo hay que seleccionar en tipo correspondiente, en este caso FacturaE.
Enviar e-Factura por e-mail
La factura se puede enviar por e-mail desde la propia impresión de facturas al pulsar el icono de envío por e-mail. De esta forma se enviará por e-mail en el formato preestablecido en la ficha del cliente.
En el caso de que se envíe desde vista previa, por defecto, como el cliente tiene este formato configurado ya sale asignado.
Configuración del equipo para firma digital
Este documento tiene como objetivo preparar el equipo para poder realizar el firmado de documentos desde a3ERP, así como la exportación en formato E-factura
A la hora de configurar a3ERP para su uso con la firma digital, debemos tener en cuenta que si es una instalación centralizada como una instalación local siempre hay que tener en cuenta las políticas de seguridad que vienen definidas en el NET Framework (componentes de configuración y permisos paras los usuario en Windows.
Configuración necesaria:
- En datos generales de a3ERP debemos tener añadido el certificado con la contraseña correcta.
- Tener instalado como mínimo la versión 2.0 del NET Framework.
- Tener instalada como mínimo la versión 1.6 de Java.
Errores detectados y como solucionarlos:
Error 1:
Este error se soluciona poniendo en los Datos generales / Firma digital la contraseña correcta para el certificado.
Error 2:
- Este error se soluciona dándole permisos al .NET para que sea FullTrust.
- Para ello vamos a Inicio / Panel de control / Herramientas administrativas / Configuración de Microsoft .NET Framework 2.0.
- Desplegamos MiPc / Directiva de seguridad en tiempo de ejecución / Usuarios / Grupos de código / All_code. Hacemos clic con el botón derecho y escogemos propiedades.
- Aparecerá la siguiente ventana:
- Pinchamos en conjunto de permisos y cambiamos el conjunto de permisos a FullTrust. Aplicamos y aceptamos. Ya podemos firmar una factura.
- Si usted tiene un Windows 7, es posible que no tenga instalado Microsoft .NET Framework 2.0 completo.
- Descargar Msvcp71.dll y Msvcr71.dll, que son librerías del Framework 2.0 y ponerlas en el directorio del mismo.
Nota: En versión 9 de a3ERP el mensaje puede variar ligeramente.
Error 3:
- Ese error se soluciona instalando la librería de Windows MSXML2.
- Se tiene que descargar de Internet, instalar y registrar.
A tener en cuenta…
A partir de la versión 9511 de a3ERP se eliminó el componente que se usaba para firmar (SieSecurity) y se reemplazó por un componente nuevo que permite firmar usando muchos más tipos de certificados y formatos, y que además soluciona la mayoría de los problemas detectados con la SieSecurity (problemas con .net y sobre todo con su seguridad).
Con esto queremos decir que, si con versiones anteriores a la 9511 salen errores de SieSecurity, lo más recomendable es actualizar a la última versión de a3ERP.
