Como sacar partido de toda la funcionalidad de los grids
En todas las pantallas que dispongan de los grids, podemos realizar varias operaciones muy útiles, ya que permiten al usuario realizar varias operaciones como pueden ser:
- Seleccionar columnas: Seleccionar los campos o columnas con la información deseada.
- Fijar columnas: Añadir columna fijas, que no se mueven cuando realizamos el scroll horizontal.
- Buscar información: Buscar por cualquier campo, por el valor del campo o por un trozo del valor, o de varios campos a la vez.
- Ordenar: Realizar múltiples ordenaciones por las columnas deseadas.
- Calcular totales: Realizar subtotales de columnas numéricas.
- Filtros: Realizar filtros para ver sólo los registros que cumplen unos criterios.
Veamos cómo realizar cada una estas operaciones, como ejemplo se verá el grid de la selección de facturas de venta.
Seleccionar columnas
Para poder seleccionar nuevos campos, por ejemplo, en nuestro caso no usamos la columna Referencia, y sin embargo queremos ver el total de IVA.
- Situados en cualquier registro, tal como vemos en la pantalla, pulsar el botón derecho del ratón.
- Seleccionar la opción Configurar campos cabecera. En la parte izquierda disponemos de todos los campos de la cabecera del documento, elegir los deseados y con el botón añadir los pasamos a la lista de la derecha.
- Una vez seleccionados los campos, pulsar Aceptar, ya podremos visualizar la información seleccionada.
- Para quitar una columna, nos situamos con el cursor sobre el título de la columna y pulsamos el botón derecho del ratón y del menú seleccionar la opción Quitar este campo.
- Si deseamos añadir otra vez la columna eliminada, en el mismo menú podemos elegir Selector de campos. En esta pantalla se añaden las columnas eliminadas. Para volver a tenerla en el grid, será necesario arrastrar el campo deseado hasta los títulos del grid, veremos unas flechas de color verde, que indican la posición donde se insertará.
Fijar columnas
En algunas pantallas, (no todas) se puede decidir que columnas son fijas. Esto es útil cuando se han configurado muchas columnas y el desplazar la pantalla hacia la derecha, perdemos los títulos de los registros.
Un ejemplo de esta utilidad es la pantalla de suministros:
En este caso la columna artículo y descripción, están fijas, si desplazamos la ventana hacia la derecha, para ver más columnas, estas no se moverán, de esta forma siempre se verá el registro del que estamos consultando.
Para añadir otra columna, bastará con arrastrar la columna a la izquierda de la raya vertical negra.
Ordenar
La ordenación, se puede realizar tanto de forma ascendente, como descendente y por cualquier columna.
Para ordenar, bastará con pulsar con sobre el título de la columna deseada. El símbolo de un triángulo, indica, que la columna tiene ordenación y si es ascendente o descendente.
Nota: Sólo se puede ordenar por una columna al mismo tiempo.
Agrupar
En los grids, también podemos agrupar por cualquier columna, que nos facilitará la localización de registros que cumplen un mismo criterio.
Por ejemplo, en selección de facturas, agrupamos por cliente, o por tipo de IVA, de esta forma tendremos en un mismo grupo las facturas de ese criterio.
En la parte superior de las columnas vemos una zona gris, con un mensaje de Mueva aquí las columnas por las que quiera agrupar.
Bastará con arrastrar la columna, por ejemplo Nombre del cliente a esa zona para tener lista la agrupación.
Como vemos, sólo vemos una lista con los clientes, para poder ver el detalle de las facturas, será necesario pulsar el botón +.
Si se pulsa sobre el símbolo – se cerrará el detalle.
Se puede agrupar por más de un campo, por ejemplo ya tenemos por cliente y nos interesa por ejemplo, agrupar por serie de factura.
Será realizar la misma operación, arrastrar la columna Serie a la parte superior, en este caso este será el nivel 2. Es decir primero agrupa por Cliente y luego por serie.
Podemos invertir el orden, simplemente con mover el titulo serie y posicionándolo delante del campo nombre de cliente hasta que se inviertan.
Buscar información
En la parte superior, vemos una casilla donde pondremos teclear un Texto a buscar. La información se buscará en todas las columnas visibles, si hace falta añadir las columnas si no está en el grid y deseamos buscar por dicho campo.
Veamos un ejemplo, en nuestro listado vemos que hay información del cliente Deportes reunidos, pero supongamos que el único dato que sabemos es Reunidos, no conocemos ni el código no el nombre completo.
En la casilla Texto escribimos Reunidos o la parte del texto a buscar y pulsamos el botón Filtrar. Se actualizará la información y solo se mostrarán los registros de dicho cliente.
Si se marca la casilla Ver Líneas, (en los grids, de selección de documentos), esta búsqueda se amplía a las líneas de los documentos, por lo que podríamos buscar por un precio, una descripción de un artículo, un tipo de IVA, etc.
En la zona Líneas, como vemos también existe la zona de agrupar, por lo que, las operaciones vistas de agrupar, se pueden realizar esta vez en las líneas.
Calcular totales
Este grid, también permite crear totales en las columnas numéricas, por ejemplo si estamos en la selección de facturas, podemos realizar un total en la columna total, de esta forma, si filtramos la facturación mensual o anual, desde esta misma ventana tendremos la información de las ventas.
Para añadir totales, es necesario crear una banda Pie, que es la sección donde se mostrarán los totales.
- Situar el ratón sobre los títulos de las columnas y pulsar el botón derecho del ratón para que muestre el submenú
- Seleccionar la opción Pie.
- Veremos que al final del grid, aparece una nueva sección inicialmente sin ningún contenido.
- En esta sección es donde se insertarán los totales, para ello pulsamos con el botón derecho sobre ella y debajo de la columna que deseamos calcular el total, por ejemplo en la columna Total documento.
- Del submenú que aparece elegir la fórmula deseada, en nuestro caso queremos la Suma, automáticamente, aparecerá una casilla con el resultado.
- Esta misma operación, la podemos realizar en todas las columnas numéricas.
Otra opción de calcular totales es cuando existe una agrupación. El ejemplo en el que hemos agrupado por cliente, puede ser interesante, añadir un subtotal, por cada cliente.
Para ello es necesario añadir un Pie de Grupo, el funcionamiento es igual que el que se ha realizado anteriormente.
Con el botón derecho en los títulos de las columnas, accedemos al menú.
Como la selección hay un grupo por cliente, tenemos activa la opción Pies de grupo. Seleccionarlo.
Aparecerá una nueva sección para cada cliente, en el que también podemos añadir una suma.
Tal como vemos, ahora tenemos un subtotal de cada cliente (Pie de grupo) y un total general (Pie).
Filtros
Una opción más que dispone estos grids, es el de realizar condiciones, por ejemplo:
- El total documento sea >5000€.
- El tipo de IVA = Ord ( ordinario 16% ).
- Que tengan recargo de equivalencia.
- Etc.…
Vemos como realizar estas condiciones.
Si seleccionamos el título de una columna, por ejemplo Tarifa, aparece una flecha para desplegar una lista, que corresponde con todos los valores distintos, que contiene dicha columna, en nuestro caso vemos las tres tarifas.
Si marcamos una de las tres opciones, estaremos filtrando solo los registros que cumplen dicha opción.
Para mostrar que existe un filtro en la selección, en la parte inferior aparece una nueva sección indicando el filtro activo.
Pasa borrar el filtro activo, bastará con pulsar el botón X.
Los filtros, pueden ser más personalizados, por ejemplo si deseamos un valor entre un rango.
- Seleccionar la columna total documento y desplegar la flecha del filtro. En este caso seleccionar Configurar.
- Permite poner dos condiciones, en nuestro ejemplo deseamos las facturas que su total esté entre 2.000€ y 5.000€
- Una vez decidido el filtro pulsamos Aceptar.
- El filtro queda seleccionado y vemos el filtro asignado en la parte inferior.
Si se quiere añadir más de una condición, podemos pulsar el botón Configurar y accedemos al generador de filtros.
Podremos añadir tantas condiciones como se desean, e incluso guardarlo para poder usarlo a posteriori.
