Uso de diferentes divisas en la gestión y contabilidad
a3ERP ofrece la posibilidad de trabajar con diferentes monedas.
A tener en cuenta…
Esta opción puede ser diferente en función de la gama del programa.
Configuración
Lo primero que se debe hacer es crear las diferentes monedas con sus cambios convertidos a Euro, ya que ésta es la moneda oficial y con la que trabaja el programa para presentar la contabilidad.
Ficheros monedas
Para crear las diferentes monedas, debe acceder al aparado “Ficheros/ General/ Monedas”. En la parte derecha, está la lista de los cambios que van cambiando día a día.
Recuerde que…
Es recomendable tener los cambios de divisa actualizados.
Al hacer una factura, por ejemplo de compra con moneda $, en la cabecera el programa cargará automáticamente el cambio que tengamos puesto en la ficha de la moneda, que se podrá modificar y también marcar si este cambio es asegurado, es decir, pactado con el proveedor que independientemente de cómo esté el cambio en el día del pago se aplicará el que había en la factura, asumiendo nosotros contablemente la diferencia que habría a fecha de hoy.
Luego se procederá al pago de esta factura poniendo el cambio que tenga en el fichero de la moneda que esté vigente por la fecha, pero si no está actualizado siempre se podrá modificar desde el propio efecto.
Apunte Diferencias de cambio automático
Para registrar las diferencias de cambio que se puedan generar, en Datos generales se puede configurar para que nos haga el apunte de diferencias de cambio, en el mismo asiento del cobro/pago.
Automático
Desde el menú “Configuración/ Datos generales/ Preferencias/ Contabilidad” deberá marcar la casilla “Realizar apunte de diferencia de cambio al cobrar/ pagar efectos de cartera”.
Al generar el pago desde cartera realizará el asiento con la diferencia de cambio.
Recuerde que…
Las cuentas que intervienen han de tener los siguientes checks marcados: “Se regulariza” y “Admite todas las monedas”
Manual
Otra manera de hacerlo sin que sea automáticamente con cada factura y corregir contablemente el descuadre del importe del cobro y el importe real de la factura es a través de la opción “Contabilidad/ Operaciones/ Diferencias de cambio periódicas”.
A continuación, le mostramos el funcionamiento con un ejemplo práctico:
Se realiza una factura para un proveedor en moneda Dólar y con un cambio que en ese día es el que había en la ficha de moneda Dólar.
Esto generaría el siguiente efecto:
Al efectuar el pago hay otro cambio más actual que modificará el importe a pagar.
De este modo se crea un descuadre de 10€ en el mayor de este proveedor.
Para solucionarlo, cuando el usuario decida (siempre antes del cierre de ejercicio) hay que regular estos saldos descuadrados. Para ello, hay que utilizar la opción “Diferencias de cambio periódicas” y procesar.
Contabilidad y repercusiones contables
En este apartado se analizan las repercusiones contables de utilizar diferentes monedas.
Cierre de ejercicio y sus efectos contables
Cuando trabajamos con diferentes monedas hay que tener en cuenta que contablemente tenemos diferentes saldos, cada uno con su moneda.
Al hacer el cierre contable hay que tener en cuenta que generará un apunte por cada moneda.
Vemos en el ejemplo cómo el proveedor 40000005 tiene dos apuntes con los saldos en cada moneda.
Y estos mismos se trasladan al asiento de apertura.
Consultas de mayor con monedas
También hay que tener en cuenta que si un proveedor/ cliente tiene facturas con diferentes monedas, en el mayor verá los diferentes saldos con cada una.
En el ejemplo vemos que las primeras columnas Debe/ Haber están con el importe pasado a € y las segundas con el importe en la moneda $.
Cuando en la consulta hay apuntes de varias monedas, sólo se muestra saldo en moneda €. No se muestra el saldo de moneda $ si no se determina esta moneda en la consulta, pues no se pueden mezclar los saldos de diferentes monedas.
En cambio, cuando se marca el check “Mostrar saldo en moneda” hay que indicar en la pestaña “Filtros” qué moneda queremos que nos muestre.
A continuación, se muestra un ejemplo filtrando por moneda $:
Y filtrando por moneda €:
Cuentas que admiten solo una moneda
Las cuentas admiten todas las monedas, pero se puede dar el caso que queramos que únicamente trabaje con una concreta.
En este caso, al hacer la factura con otra moneda que la que tenemos configurada, el programa automáticamente hace la conversión en €.
Por ejemplo, hacemos una factura de compra para este proveedor 1, que tiene moneda Euro en su cuenta contable, por 300 Dólares.
El apunte que genera en la cuenta del proveedor es con el saldo convertido a Euros (en el resto de cuentas no lo hace igual porque éstas si admiten todas las monedas).
A tener en cuenta…
Es muy importante tener los cambios actualizados si se hace de esta manera, pues aplicará el más actual que esté definido en el fichero de la moneda.
El pago del efecto de cartera lo realiza por el importe en €, a no ser que se modifique el cambio.
