Instrucciones para configurar la plataforma de facturación FACe
A continuación le relacionamos el proceso de configuración de la Plataforma FACe en a3ERP:
1.- Introducción
2.- ¿Cómo afecta este cambio a la aplicación?
- Modificaciones en el “Mantenimiento de Clientes”
- Modificaciones en “Datos Generales”
- Modificaciones en las facturas de venta
- Nueva ventana de Generación Masiva de Facturas “FACe”
- Modificaciones al generar la Factura-e
- Nueva Funcionalidad para firmar una Factura-e
- Nueva casilla para escoger la firma digital en facturas
- Modificaciones en la generación de Factura-e
- Modificaciones en la ventana de envío por e-mail, facturas
- Modificaciones en la ventana de envío por e-mail, en la opción “Vista Previa”
1.- Introducción
A partir del 1 de enero de 2015, las Administraciones públicas sólo admitirán facturas electrónicas con formato 3.2.
Hasta ahora, a3ERP sólo generaba FacturaE en versión 3.1. A partir de esta versión, se adapta la aplicación para poder generar FacturaE con las siguientes versiones: 3.1, 3.2 y 3.2.1.
Para cualquiera que facture a una Administración pública, será necesario presentar las facturas utilizando el sistema FACe. Por este motivo, se ha adaptado a3ERP para que se pueda seleccionar la plataforma FACe para la remisión de facturas en formato electrónico.
2.- ¿Cómo afecta a la aplicación?
En el punto “Ficheros/ Otros”, se añade un nuevo mantenimiento ‘Centros administrativos’ con tres tipos de relaciones que se pueden utilizar en FACe:
- Oficinal Contable, tiene un rol fiscal.
- Órgano Gestor, con rol de receptor.
- Unidad Tramitadora, con rol de pagador.
Es necesario la primera configuración darle al botón de importar para que cargue todos los datos administrativos.
El usuario, a la hora de dar de alta una administración pública como cliente, deberá escoger una de estas tres opciones.
- Modificaciones en el “Mantenimiento de Clientes”
En la Ficha del cliente, dentro de la pestaña “Otros”, se añade una pestaña denominada “FACe”. Esta pestaña contiene una casilla con el texto “Cliente adherido a FACe”, y el siguiente punto “Relación FACe”, con tres apartados (una para Oficina contable, otra para el Órgano gestor y otro para la Unidad Tramitadora) y un botón de búsqueda, en el que se informa de la relación FACe del cliente.
Una vez se marque la casilla de “Acogido a FACe”, en la pestaña “Otros/ Envío por mail”, se cargará EFACTURA como formato de envío de facturas, y se marcará la casilla de “Firmar digitalmente” correspondiente. Ambos campos quedarán visibles, pero inhabilitados.
- Modificaciones en Datos Generales
Dentro del punto de “Firma digital”, en la opción “Sin plataforma”, se añade el apartado “Configuración de FACe”. Se mostrarán dos opciones:
– Guardar las facturas de FACe en una carpeta.
– Guardar las facturas de FACe en “Mis Documentos\ Facturas FACe”.
En las Facturas de venta, se añade una nueva pestaña “FACe”, que sólo se mostrará para clientes adheridos a FACe. En este apartado, se podrá informar el número de expediente, ya que algunas administraciones públicas pueden exigirlo.
También se añade un botón de envío a FACe. Este botón estará visible y activo al editar una factura de un cliente FACe o después de crear una factura de un cliente FACe. Al clicar en el botón, se generará una FacturaE con la información necesaria para FACe y se guardará en la carpeta informada en Datos Generales. Una vez generado el fichero, se abrirá el navegador por defecto con la dirección para remitir facturas FACe: https://face.gob.es/es/remitir-factura.
- Nueva Ventana de Generación Masiva de Facturas FACe
Se añade una nueva opción con funcionalidad semejante a la de envío masivo de Facturas de venta.
Para ello, deberá acceder a “Ventas/ Otras Tareas” y seleccionar “Generación masiva de facturas FACe”.
Se deberán seleccionar las facturas que se quieren generar, y pulsar “Generar”. Se guardarán en la carpeta especificada en Datos generales.
Al realizar la búsqueda, mostrará todas las facturas FACe pendientes de generar según las condiciones seleccionadas (fecha, clientes, filtros).
Se mostrarán dos columnas más, “Generado fichero FAce” y “Fecha de generación”.
- Modificaciones al generar la Factura-e
Al generar la FacturaE, formato FACe, se añadirán tres nodos “AdministrativeCentre”. En ellos se informará el código y la descripción del centro, el código de rol y los datos de localización.
Para estos últimos, en caso de no haberlos informado en cada centro administrativo, se utilizarán los datos del cliente en los tres nodos.
Además, si se ha informado el número de expediente, se modificará el nodo de la factura, sub-nodo “InvoiceLine”, para informar el campo “FileReference”.
Las facturas para FACe usan siempre la extensión “xsig”.
- Nueva Funcionalidad para firmar una Factura-e
Actualmente, cada vez que a3ERP genera una EFACTURA y no se emplea una plataforma, se firma digitalmente. En determinadas ocasiones, puede ser que se utilicen otras plataformas de envío diferentes de las proporcionadas por a3ERP. Algunas de esas plataformas requieren el envío de facturas sin firma, porque ya se encarga la plataforma de la firma.
- Nueva casilla para escoger la Firma Digital en Facturas
En Datos generales y en Clientes, se añade la casilla “Firmar digitalmente”. Se habilitará cuando el formato de envío de factura sea “EFACTURA” o “PDF”. Por defecto, cuando se seleccione “EFACTURA”, este campo se marcará automáticamente.
- Modificaciones en la generación de Factura-e
Se modificará la generación de E-factura para firmar o no dependiendo de la configuración que esté informada, o de lo que se seleccione en las ventanas de impresión o envío.
- Modificaciones en la Ventana de Envío por mail, facturas
Esta ventana es la que se accede desde la opción de impresión, desde selección de documentos o desde la ventana de facturas.
Si se selecciona “E-factura”, se habilitará la casilla “Firmar digitalmente”. Se permitirá marcar o desmarcar la casilla, el valor se pasará a la generación de E-Factura para firmar o no.
Al seleccionar el formato envío “EFACTURA”, se habilita la casilla “Firmar digitalmente”. Se permitirá marcar la casilla, el valor se pasará a la generación de E-Factura para firmar o no.
Además, se ha añadido la opción de poder seleccionar la versión del formato (para FACe, la versión mínima es la 3.2).
