Compactación de ficheros maestros
La compactación de ficheros permite, de alguna forma, eliminar registros de la base de datos, en aquellos casos que no se puede borrar la ficha por tener un historial.
Por ejemplo, todos aquellos artículos que han tenido alguna vez movimiento no será posible borrarlos, pero sí podrán eliminarse mediante la compactación.
La compactación realmente lo que hace es generar un artículo “saco” donde irán a parar todas las referencias que se quieran compactar. Tras realizar la compactación, todos los movimientos de los artículos compactados pasarán a formar parte del artículo“saco”.
Se accede desde el menú “Archivo / Compactación de ficheros”.
En la primera pantalla, se seleccionará el filtro de los artículos a buscar.
Una vez visualizamos los artículos, seleccione con el botón “Sel. todos”, “Seleccionar” o con “doble clic”.
En la pestaña Compactar, se irán incluyendo todos los seleccionados. Sólo faltará indicar el código del artículo nuevo que almacenará todos los movimientos.
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A tener en cuenta El artículo que se usará para la compactación, tiene que estar previamente dado de alta. |
Una vez indicado el código del artículo nuevo solo tiene que pulsar el botón “Compactar”. En el caso que de haber seleccionado un artículo que no queramos compactar, se debe pulsar el botón “Deseleccionar”.
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A tener en cuenta Se podrán compactar artículos, clientes, proveedores, representantes y cargos. |
Compactación masiva.
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A tener en cuenta La compactación masiva sólo está disponible para el fichero de artículos y se realizará mediante una hoja Excel. |
Se puede dar el caso que por alguna razón necesitemos compactar una cantidad considerable de artículos.
En esta opción tenemos la posibilidad de importar una hoja Excel, detallamos los pasos a seguir:
1 – Esta hoja debe tener una estructura concreta, la cual se compone por dos columnas y deben llamarse así:
– CODARTACTUAL
– CODARTNUEVO
2 – Una vez confeccionado el excel en el que ha informado de todos aquellos artículos que quiere compactar y así mismo también ha informado de la correspondencia de éstos a su artículo “destino”.
3 – Acceda a la opción “Archivo / Compactación de ficheros”.
4- En esta ventana pulse sobre la pestaña “compactar”.
5 – Pulse el botón “importar de excel”.
6 – Con ello se importan en esta ventana todos los artículos que hemos definido en el Excel.
7 – Tras comprobar que todo es correcto, puede pulsar el botón de compactar.
8 – Nos aparecerá esta ventana informativa la cual es muy importante a tener en cuenta.
9 – Con ello se finaliza la compactación con una última recomendación, lo cual también es muy importante a tener en cuenta.
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A tener en cuenta Antes de comenzar con este proceso recuerde que tiene que hacer una copia de seguridad. |
