Configurar kits y escandallos de venta
Introducción
Kits son todos los productos finales que están compuestos por diferentes artículos.
Por ejemplo, un ordenador consta de monitor, teclado, torre, ratón, etc. Todos estos artículos juntos forman el ordenador final, por lo que esos artículos son sus componentes.
Una vez configurados los componentes del kit, cuando se realiza un albarán o factura de venta del producto final, el stock de los diversos componentes se rebaja o aumenta automáticamente.
Configuración de kits
Para poder configurar un artículo como kit, en primer lugar hay que indicar a la aplicación que quiere utilizar esta opción.
Se debe ir a Configuración à Datos Generales à Estructura y activar la opción Activar kits en documentos.
Tambien podemos configurar Permitir vender kits aunque no se puedan cargar todos los componentes.Esta opción si la marcamos nos permite vender kits aunque alguno de los componentes no tengamos stock y no permitimos stocks en negativo.
Y Permitir servir Kits aunque no se sirvan todos los componentes, si se marca nos permite servir kits aunque de algún componente no tengamos stock y no permitamos stock en negativo.
Una vez configurado en los datos generales, en la ficha del artículo aparecerá la pestaña Estructura.
En esa pestaña en datos del kit debe marcarse si el artículo es Kit. Y de las opciones que tenemos podemos decidir si las cuentas las coge del articulo kit, si lo marcamos y si seleccionamos la opción de precios, descuentos y pesos los cogerá del artículo kit.
Si se marca Cargar automáticamente la estructura en los documentos de venta, al realizar un documento de venta sus componentes se cargan, en dicho documento, automáticamente. Si no se marca, al generar un documento se debe entrar por el botón de Kit y cargar la estructura.
En la pestaña General, tendrá que marcar si el artículo es un componente o un producto acabado.
El siguiente paso es configurar la estructura del artículo kit. Ya sea desde la ficha del artículo, en la pestaña Estructura, por el botónEditar estructura, o por el fichero de Estructura.
Edición de estructura
Antes de la definición de la estructura es necesario que, previamente, todos los artículos (tanto el producto final como todos los componentes) estén dados de alta.
Para configurar la estructura de un kit se debe seleccionar el menú Kit à Edición de estructuras.
Al acceder al fichero nos aparecerá la siguiente pantalla, en la cual debemos seleccionar el artículo deseado:
En ella se nos muestra el artículo final con sus fases de montaje y los componentes que intervienen, pudiendo dividirse a su vez en otras fases. Para añadir el componente del Ordenador hay que pulsar el botón Nueva fase, e añadir los componentes pulsando el botón Nuevo componente.
Este botón permite añadir una nueva fase de montaje del artículo final o de un componente.
Este botón permite añadir un Nuevo componente al artículo final o a otro componente.
Creación de una estructura
Para poder configurar la estructura de los artículos compuestos (kit) es necesario que, tanto sus componentes como el producto final, estén dados de alta en el fichero de Artículos.
Una vez tengamos todos los componentes creados entraremos al menú Kit à Edición de estructuras.
Seleccionaremos el artículo final (kit) para poder añadirle fases y componentes.
Una vez seleccionado el artículo deseado se tiene que pulsar el botón Nueva fase.
En la parte derecha de la ventana se debe indicar la fase de la fabricación del producto, dándole un número y un nombre. También permite añadir unas observaciones.
Al pulsar el botón Aceptar se añade la fase de componentes al artículo final, quedando de la siguiente forma:
Una vez creadas la fase se debe añadir los artículos que componen el producto final.
Para ello se tiene que seleccionar la fase y pulsar el botón Nuevo componente.
En la parte derecha de la ventana se tendrá que seleccionar el artículo que compone el producto final, el almacén del cual sale dicho artículo, las unidades que se necesitarán, el coste por unidad y el coste fijo. También permite añadir unas observaciones.
Si la casilla Es final está marcada significa que ese artículo es un producto en stock, sin componentes y los movimientos de stock serán sobre el artículo. Si por el contrario esta desmarcada significa que ese artículo es compuesto, por lo tanto, los movimientos de stock serán sobre sus componentes.
Para cada componente debe pulsarse el botón Nuevo componente y dar de alta el artículo, así hasta completar todos los componentes del producto final.
Una vez hecho esto ya estará creada la estructura del artículo compuesto. Pudiéndose consultar y modificar desde este fichero o desde el fichero Artículos, en la pestaña Estructura, pulsando el botón Estructura.
Comportamiento de kits
En documentos de venta
Al realizar un documento de venta de un artículo kit el stock de todos sus componentes se aumenta o se rebaja automáticamente.
En este apartado hablaremos sólo de las facturas, siendo el mismo comportamiento para el resto de los documentos (ofertas, pedidos, albaranes).
Al introducir un artículo kit en las líneas de la factura de venta tendremos el botón de Kit para poder añadir los componentes a la factura.
Al pulsar el botón Kit aparecerá la siguiente pantalla:
Si en el artículo tenemos marcado Cargar automáticamente la estructura en los documentos de venta ya nos aparecerán los componentes de ese kit.
Si no está marcado tendremos que pulsar el botón Cargar estructura para añadir los componentes a la factura. En caso de no cargar los componentes, el documento trataría el artículo como si no fuera kit.
Los componentes también pueden tener nº serie, lotes, caducidad. En esta pantalla disponemos del botón Detalle para introducir estos datos.
En listados
En los resúmenes de documentos de venta sólo aparecerán los artículos kit, no sus componentes.
En el listado de stock o movimientos de stock sólo aparecerán los componentes, no el artículo kit. El stock actual está en negativo porque ha vendido sin entrar antes una compra.
En Etiquetas de artículos/documentos se puede seleccionar si se quiere imprimir el kit, los componentes o todo.
En contabilidad
Si en la ficha de cada artículo tenemos configurada una cuenta de ventas propia para cada componente, y en el artículo kit, en la pestaña Estructura – Datos de kits, tenemos desmarcado cuenta, al realizar una factura de venta generará un asiento contable con un apunte para cada uno de los componentes.
Si por el contrario, la cuenta de ventas es la misma en todos los artículos, aunque tengamos marcado, en datos kit, cuentas, el asiento contable será con solo un apunte para las ventas.
Cálculo y obtención de precios
El precio del kit, siempre debe ser la suma de los precios de sus componentes, pero lo habitual es que cuando se vende un kit, el precio es más bajo, por ejemplo, si vendo un Ordenador que contiene varios componentes, el precio final debe ser el total, en nuestro ejemplo el precio es de 545€, pero puede ser, que al venderlo como kit, el precio final sea de 520€.
Para poder determinar qué forma se quiere el cálculo, hay dos posibilidades:
Precio del kit es la suma de los componentes
En la ficha del artículo kit, en la pestaña Estructura – Datos de kits, no tenemos marcado Precios.
Al realizar un documento el programa sumará todos los precios de venta de los componentes y el total lo añadirá al precio del kit, en la línea del documento. Si el artículo tiene precio de venta, este no se asignará.
Como podemos ver en el siguiente ejemplo, el precio del artículo es la suma de todos los precios de sus componentes:
El precio se asigna el del kit
En la ficha del artículo kit, en Estructura-Datos de kits, tenemos marcado precio, y en nuestro ejemplo, el precio del kit es de 820€ (pre>cio que no corresponde con la suma de los componentes que es de 740€).
Hay una diferencia, entre el precio de venta y el precio de la suma de los componentes y esta diferencia, tiene que cuadrarse al guardar el documento, ya que podría haber diferencias de las ventas, si se consultan las estadísticas de los componentes o se consulta las ventas del kit.
Por lo tanto, el programa, dividirá el precio de venta del kit, entre el coste de cada uno de los artículos de su estructura, calculando el porcentaje que corresponde a cada componente.
Nota: Esto siempre será al cargar por primera vez la estructura, una vez cargada los datos del artículo, cualquier cambio, será con la fórmula de precio kit = suma de los componentes.
