Como utilizar el modo Multiempresa
Activar en Datos Generales
En primer lugar, debe activarse que se usará esta funcionalidad. Para ello, desde “Datos Generales/ Preferencias/ Común” active la opción “Usar multiempresas”.
Mantenimiento de multiempresa
El siguiente paso es desde “Ficheros/ Auxiliares/ Gestión”, seleccionar la pestaña Tipos contables y pulsar el botón “Más datos” para configurar varios parámetros, como pueden ser: los datos de cada una de las empresas, sus modelos de impresión, impresoras, etc.
En este fichero, antes se usaba para tipos contable y en este momento, se debe dar de alta, todas las empresas que queremos llevar.
En este ejemplo, vemos que se han dado de alta dos empresas.
En cada una de ellas, pulsar el botón “Más datos”.
Disponemos de varias pestañas, donde se entrará la información y configuración de cada una de las empresas, según nuestras necesidades.
Empresa
En este apartado se configuran los datos de la empresa, así como los fiscales y los de Hacienda.
Documentos
En este apartado, que está dividido en ventas, compras, stock y otros, se configuran los modelos de impresión para los documentos que deseamos para esta empresa.
Configuración usuario (seguridad)
El último paso será configurar la seguridad de cada usuario indicando qué puede hacer en cada una de las empresas, por ejemplo: si es necesario confirmar cada cambio o no, valores por defecto para ese usuario, etc.
A tener en cuenta: para más detalle del tema de seguridad, consultar el capítulo Seguridad.
Seleccionar el menú “Otros/ Seguridad/ Usuarios” y pulsar el botón “Configuración Usuario” y seleccionar la pestaña “Empresa actual: Empresa de demostración”.
Tipos
En este apartado se muestran los tipos (que ahora son empresas), donde podemos marcar qué empresas puede ver este usuario. En la columna “Visible” pulsar con el ratón aquellas que queramos que sean accesibles para ese usuario.
- Mostrar en las pantallas: al marcar esta casilla el usuario podrá ver la empresa activa, necesario cuando ese usuario puede ver o acceder a más de una. Si el usuario solo tiene acceso a una empresa, lo ideal es desmarcar esta opción, ya que no es necesario dicho dato.
- Permitir operar con todos los tipos activos (altas/ bajas/ modificaciones): el usuario puede trabajar con uno, con algunos tipos o con todos. Al marcar “Permitir operar con todos los tipos activos (Altas/ Bajas, Modificaciones)” no es necesario confirmación CTRL-F2 para cambiar de un tipo (o empresa) a otro.
Valores por defecto
En este apartado, cada usuario puede tener sus propios valores por defecto. En este caso, podemos configurar las series de los documentos y la analítica.
Representantes
Esta opción será en caso de tener activado a3ERP por representante. Será donde se indicará qué representantes puede ver este usuario, es decir, podrá consultar los movimientos del representante visible.
Funcionamiento de la Multiempresa
A partir de este momento, al entrar con un usuario determinado, entrará con la empresa correspondiente y, si la seguridad lo permite, podrá cambiar de empresa activa pulsando el CTRL+F2.
En la parte superior de a3ERP, en el menú principal, siempre se verá el nombre de la empresa activa en ese momento.
Mientras no se cambie, al entrar cualquier movimiento, será asignado al tipo contable correspondiente a la Empresa General, de nuestro ejemplo.
Si, por ejemplo, el usuario actual no tiene permiso para acceder a la Empresa B, cuando quiera realizar el cambio sólo verá aquellas empresas disponibles. En nuestro ejemplo, el usuario sólo tiene acceso a la empresa General.
Consolidación de empresas
Tenemos la posibilidad de consolidar los informes contables de varias empresas.
Los listados se piden consolidados por grupos de empresas, obtendrá la información y la mostrará.
Los listados que se permiten con datos consolidados son:
- Balances de situación.
- Cuentas de resultados.
- Sumas y saldos.
Los pasos a seguir para poder generar un informe consolidado son los siguientes:
- Seleccionar el menú “Otros/ Datos generales”.
- Ir a la pestaña “Preferencias/Contabilidad”.
- Marcar la casilla “Permitir consolidados en informes contables”.
Seleccionar el menú “Contabilidad/ Grupos de empresas”.
- En la sección Grupo, se dará de alta el nombre del grupo y la parte Empresa, se irán seleccionando las empresas que pertenecerán a este grupo consolidado.
- A partir de ahora, para obtener por ejemplo el balance de situación del grupo 1, solo se deberá seleccionar en el filtro del listado el grupo de empresa.
- Las empresas a consolidar deben reunir las mismas características:
– Niveles de analítica.
– Cuentas.
– Tipos contables.
– Moneda principal.
– Diarios.
A tener en cuenta: si no coinciden algunos de estos parámetros, el programa realizará la consolidación, pero sus resultados no serán fiables.
a3erp Multiempresa y CRM
Tratamiento del tipo contable de las acciones para multiempresa
Al marcar la opción “Usar multiempresas” en “Datos Generales/ Parametrización/ Preferencias/ Común”, se realiza una nueva verificación sobre el tipo contable seleccionado y se realiza un proceso de verificación para comprobar que existe un tipo contable, por defecto, seleccionado.
En caso contrario, se cancela el proceso de activación de la opción de multiempresas y se muestra un mensaje informativo:
Al guardar, se actualizan todas las acciones que se encuentren en la base de datos de la empresa para asignarles el tipo contable elegido en los valores por defecto.
Comportamiento de las acciones en multiempresa
Cuando la opción “Usar multiempresas” se encuentra activa, la opción “CRM – Situación de acciones” modifica su interfaz y su comportamiento:
En la pestaña de “Filtros” encontramos una nueva opción de tipo contable con un campo editable, un campo de búsqueda y un desplegable:
A través de estas tres opciones se puede elegir y acceder a los diferentes tipos contables dados de alta para la empresa y filtrar por ellos.
En las nuevas ventanas de acciones aparece un nuevo campo “Tipo” para poder dar de alta una acción con el tipo contable que deseemos:
Otras acciones:
Cita:
Mensaje:
El nombre del campo “Tipo” así como los valores que se mostrarán, dependerán de lo que hayamos definido en “Datos Generales” y los tipos contables visibles por el usuario definidos en Seguridad.
Comportamiento de las acciones cuando multiempresa esta inactiva
Cuando la opción “Usar multiempresa” está desmarcada, el tipo contable desaparece de todas las pantallas de acciones y, en todas las acciones existentes en la base de datos, se actualiza el campo “Tipo contable” con valor nulo.
