Cómo gestionar la contabilidad analítica en a3ERP
La utilidad que tiene la contabilidad analítica es que nos permite conocer y controlar los costes que soporta la empresa. a3ERP, para realizar este tipo de control, utiliza el concepto de “Centros de costes”, que a nivel de empresa representan los diversos departamentos.
Ambas contabilidades están unidas en el mismo diario pero, por otro lado, claramente diferenciadas, lo que nos permite la libertad de obtener la información por diversos criterios. Por ejemplo, puede interesar obtener un balance de un centro de coste determinado o un balance global, que incluya los apuntes de todos los centros de coste de su empresa.
A tener en cuenta: en la gama Enterprise se puede activar hasta un máximo de 3 niveles de analítica. En Profesional sólo se dispone de un nivel.
Centros de coste
Se observa el funcionamiento de los centros de coste con un ejemplo; una empresa con la siguiente estructura:
– Delegación: Barcelona y Madrid.
– Departamento: Comercial, Marketing y Atención al Cliente.
– Proyecto: El producto A y el producto B.
Entrada de los Centros de coste
A continuación se detalla, paso a paso, cómo dar de alta un centro de coste:
1) Seleccionar el menú “Otros/ Datos generales/ Preferencias/ Contabilidad”.
2) En la parte inferior, indicar Nivel de analítica 3.
3) Seleccionar el menú “Ficheros/ Auxiliares/ Gestión”.
4) Pulsar la pestaña “Centros de coste”.
5) En la pestaña “Significado” se dará nombre a los niveles que, en este caso, serán: Delegación, Departamento y Proyecto.
6) En la pestaña “Mantenimiento” se darán de alta los centros de coste, indicando con un clic del ratón a que nivel afectará.
A tener en cuenta
Para más información sobre cómo dar de alta las fichas, consulte el capítulo de Ficheros maestros.
El código de los centros de coste puede tener cualquier código alfanumérico (letras y/o números).
Reparto analítica en las cuentas
Una vez hecho esto, el siguiente paso es generar el reparto en las cuentas correspondientes.
Para ello, acceda al menú “Ficheros/ Cuentas”, seleccione la cuenta necesaria y diríjase a la pestaña “Reparto de centros de coste”.
Por ejemplo, en la empresa indicada anteriormente, debemos repartir la factura del teléfono entre los centros de coste y los niveles. Para hacerlo, seleccione la cuenta a utilizar para el reparto (en este caso la 62900000) y genere el reparto.
Si desea hacer un reparto para cada nivel, deberá marcar el indicador “Reparto de analítica independiente por nivel”:
Si, por el contrario, quiere un reparto total para todos los niveles, no debe marcar la casilla anterior:
Entrada de información analítica
Una vez hechos todos los pasos, sólo queda ver su utilización en el trabajo diario.
Prácticamente, toda la aplicación a3ERP está adaptada para la asignación del Centro de coste. El único trabajo que debe realizar es indicar el centro de coste al que pertenece la entrada a realizar.
Por ejemplo, en la pantalla adjunta se puede ver que, al entrar un apunte, aparecen los tres niveles de analítica (delegación, departamento y proyecto).
Por tanto, todas las entradas manuales en el Libro Diario quedan reflejadas en cada uno de los niveles configurados. Por ejemplo, hacemos un apunte manual de la factura del teléfono por 300 euros:
En todas las demás opciones de entrada de información ocurre lo mismo. Por ejemplo, al introducir facturas.
Para ello, hay que dejar los niveles en blanco en la cabecera de la factura:
Con lo cual, en las líneas, no asigna ningún centro de coste en los niveles:
Y, en el apunte automático, se genera el reparto entre los diferentes centros de coste:
Listados y balances analíticos
Para obtener listados de cualquier tipo también se solicita el centro de coste, por lo que si desea un balance de situación o de sumas y saldos de un departamento determinado, basta con indicar en los límites el centro de coste deseado.
Por ejemplo, si desea realizar un balance de sumas y saldos, la ventana donde se solicitan los límites es tal y como se muestra a continuación:
Todos los listados tienen la opción de indicar el centro de coste, por lo que se tiene fácilmente la posibilidad de obtener toda la información para cada uno de los departamentos definidos.
En esta ventana puede ver el ejemplo concreto del listado del libro Diario, en el que se le pide el centro de coste.
Los documentos donde puede elegir el centro de coste son los siguientes:
Libro Diario.
Libro Mayor.
Cuenta de pérdidas y ganancias (analítica y por meses).
Balances de situación (normal y comprobación) y sumas y saldos.
Saldos mensuales.
